Пакеты программ для информационной поддержки процесса планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) уверенно взяты на вооружение средним и крупным бизнесом. Функция таких информационных систем состоит в комплексной автоматизации процессов планирования, мониторинга и контроля на всех функциональных уровнях предприятия: производство, снабжение, маркетинг, менеджмент и т.п.

Несмотря на схожесть некоторых функций, ERP-системы не стоит ставить в один ряд с такими общеизвестными пакетами прикладных офисных программ, как Microsoft Office. Эффективность использования ERP-систем напрямую зависит от степени учёта при её установке и настройке потребностей и задач автоматизируемого предприятия. Только грамотно и комплексно "развёрнутая" ERP-система становится для руководства действительно мощным инструментом получения своевременной и полной информации для принятия и отслеживания результатов управленческих решений.

Основные принципы построения ERP-систем базируются на стандартах автоматизированных систем управления (АСУ). Первичные данные о результатах процессов помещаются и хранятся в единой базе данных, откуда они извлекаются в наиболее удобном (для решения конкретной задачи) виде (отчёты, диаграммы, схемы) на терминалы пользователей. Оценить воздействие выполнения отдельной хозяйственной операции на состояние предприятия можно практически единовременно с завершением ввода данных по этой операции. Такая оперативность получения информации является результатом системной автоматизации всех бизнес-процессов.

Постоянное расширение функциональности и развитие аппаратной части ERP-систем не являются залогом успешного внедрения. Порой ввод в эксплуатацию интегрированной информационной системы, даже с соблюдением общепринятых принципов построения ERP-систем, незначительно повышает эффективность подготовки информации для принятия решений. К примеру, казалось бы, само собой разумеющееся сокращение трудоёмкости выполнения операций, за счёт автоматизации рутинных действий не снижает общего уровня трудозатрат. Другой частый случай, когда внедрённая система перенимает и негативные свойства, уже сложившейся структуры выполнения производственно-хозяйственных операций.

Причина такого наследования может заключаться в не отвечающей новым требованиям форме документации, нарушении установленных нормативов, уклонении сотрудников от следования принятым правилам (например, отпуск товаров клиентам, своевременно не погасившим кредит) и т.д. Пренебрежительное отношение к подготовке внедрения ERP-системы, особенно к обучению и подстройке системы под оперативные задачи может даже привести к отказу от её эксплуатации. Порой именно так и происходит! По западным исследованиям внедрение ERP-систем полностью достигает поставленных целей лишь в менее половины случаев. В России таких исследований не проводилось, но маловероятно, что доля успешных внедрений будет больше.

Несмотря на многочисленность возможных причин "провала" внедрения ERP-систем, вплоть до субъективных, всё же основной является пренебрежение базовыми принципами проектирования и реализации автоматизированных систем управления. Такие нарушения, которые в окончательном итоге не приводят к поставленным целям или, в лучшем случае, достигают однократного эффекта, могут выразиться в следующих явлениях:
- использование при проектировании статической модели бизнеса;
- фрагментарность процесса проектирования и реализации ERP-системы;
- неоправданно глубокая оптимизация структуры деятельности предприятия, "подгон" её под функциональные требования уже существующей "заготовки" ERP-системы;
- или наоборот излишне полное следование сложившейся практике бизнес-процессов, выражающееся в нарушении базовой функциональной структуры системы;
- невыгодность или даже убыточность эксплуатации системы.

Рассмотрим их подробно:
1. Использование при проектировании статической модели бизнеса.
Известно, что практически все представители крупного и среднего бизнеса следуют стратегии его развития.
Очевидно, что чем больше число вариантов возможного развития предприятия учитывается при "развёртывании" ERP-системы, тем она дороже и сложнее. Тем не менее, ценовая составляющая информационной системы обязательно должна сочетаться с разумным планированием будущих состояний бизнеса. Особенно эта необходимость видна на динамике экономических условий, как внешних, так и внутренних, в которых действуют отечественные предприятия.
Так, например, многие крупные российские компании передали другим организациям объекты собственности, которые были не нужны для профильной деятельности. Также сильным изменениям подверглась численность персонала. Некоторые предприятия практически вдвое сократили штат сотрудников. Такие изменения, конечно же, вызвали острую и дорогостоящую необходимость в модернизации уже внедрённых ERP-систем.
Если информационная система не обладает потенциалом быстрой перестройки в соответствии с планами структурного изменения бизнеса, то она значительно снизит эффективность управления и даже выполнения бизнес-процессов.
Период проектирования и ввода в эксплуатацию полноценной ERP-системы для крупных предприятий составляет от трёх до пяти лет. При этом система должна иметь такую степень проработки, чтобы модернизация потребовалась не ранее чем через два-три года. Таким образом, проектирование информационной системы должно учитывать планируемые структурные и количественные изменения предприятия в пределах от трёх до шести лет.
Лишь тщательное планирование развития предприятия и скрупулёзный учёт планов в проектировании ERP-системы, смогут снизить риск возрастания стоимости этой системы, вызванного изменением требований к аппаратной и даже программной составляющей. Кроме того рациональный подход к развитию системы может уберечь от не менее неприятного варианта, когда по истечении одного-двух лет станет очевидна избыточность проработки функций и высокая стоимость системы не окупится.
Типичными примерами путей развития бизнеса, которые должны быть учтены, могут послужить: динамичное обновление ассортимента, переход к использованию дилерской сети, вариативность снабженческой работы, уменьшение запасных резервов, внедрение новой стратегии работы с клиентами.
Система обязательно должна иметь достаточный запас производительности на случай возрастания информационного потока и увеличения скорости обновления данных. В противном случае может быть уменьшена оперативность внесения сведений по хозяйственным операциям и, как следствие, понизится степень актуальности извлекаемой из базы данных информации.

2. Восходящий принцип проектирования, или ещё хуже, фрагментированный процесс проектирования и реализации ERP-системы.
Чтобы ERP-система имела потенциал мобильной подстройки под целенаправленное развитие предприятия, для её проектирования должен применяться нисходящий принцип. Чем больший объём информации обрабатывает система, тем она дороже. Причём потенциал наращивания количества регистрируемых данных практически неограничен. Таким образом, существует необходимость введения ограничения числа объектов и процессов, которые информационно отображаются в системе.
Такое ограничение должно закладываться создателем ERP-системы с учётом степени важности для руководства сведений с одной стороны, и стоимости, а также эффективности внедрения и эксплуатации системы с другой стороны.
Каждый день между структурными единицами на всех уровнях любого предприятия перемещаются большие объёмы информации с различной степенью подробности. Это сведения о движении товарно-материальных ценностей, о сбыте, о работе с кадрами, о производственных процессах и т.д. Чем больше подробность этих сведений, тем больший объём данных необходимо внести и сохранить в системе, и тем меньше скорость получения сводной информации. Таким образом, всегда существует необходимость определить степень детализации входных данных, поступающих в хранилище ERP-системы. Глубина фрагментации потока информации должна отвечать тому уровню, на котором она используется. И база данных не должна содержать избыточных данных.
Чтобы ERP-система отвечала этим требованиям необходимо её проектирование начать с самого верхнего уровня иерархии предприятия. Определив область, степень детализации и периодичность обновления информации, потребной на этом уровне, следует проделать то же самое для каждой структурной единицы нижестоящего уровня и так далее вниз по иерархии. Такой нисходящий способ проектирования обеспечивает создание системы, которая в полной мере информационно поддерживает процесс принятия решений на всех уровнях управления. А также позволяет выбрать приемлемый уровень подробности данных.
В случае "движения" разработчиков ERP-системы по иерархии снизу вверх обязательно возникает избыточность, как вводимых данных, так и трудоёмкости сбора и обработки информации. В случае же отсутствия главного направления процесса проектирования и вовсе может быть не учтена важная для определённых уровней управления информация.
В результате нарушения нисходящего принципа разработки ERP-системы управленческие звенья предприятия не обеспечиваются полной и актуальной информацией. А руководство предприятия получает в своё распоряжение значительные объёмы данных, не упорядоченные и не агрегированные в удобную для работы форму. В таком случае ему приходится либо самостоятельно, либо через сотрудников, практически вручную извлекать и сводить необходимую для него часть информации. Такая работа системы нарушает принципы создания и эксплуатации ERP-систем, целью которых является получение своевременной и полной информации для принятия и отслеживания результатов управленческих решений. Практика показывает, что функциональная полнота ERP-системы, и автоматизация сбора и получения информации за счёт её внедрения ещё не служат гарантией удовлетворения информационной потребности менеджмента предприятия.
Например, руководитель одного транспортного предприятия прорабатывая заказ на запасные части, столкнулся с тем, что информация по товарно-материальным ценностям группируется по показателям, которые важны для отдела материально-технического снабжения: физические характеристики, стоимость, страна-изготовитель и т.п. А необходимая для него группировка запасных частей по типам оборудования и технологических процессов не обеспечивается.
Таким образом, чтобы стоимость и трудоёмкость эксплуатации системы не были избыточны, а информационная поддержка на любом уровне получения сведений была полной и своевременной, необходимо проектировать ERP-систему на основе целей и задач предприятия, последовательно прорабатывая информационные характеристики используемых данных на каждом уровне иерархии управления, начиная с вышестоящего.

3. Нарушение баланса между функциональной структурой ERP-системы и сложившейся культурой деятельности предприятия.
Любое предприятие, которое принимает на вооружение ERP-систему, рискует оказаться в одном из двух крайних состояний. В одном случае руководство может решиться на полную реконструкцию структуры деятельности для наиболее близкого соответствия её правилам, диктуемым ERP-системой. Другой крайностью может стать основательное изменение самой ERP-системы, чтобы её функционирование было согласовано с таким образом деятельности, который уже существует.
Первый вариант чреват тем, что инерция сотрудников приведёт к тому, что они будут сопротивляться внедрению системы. Причём сопротивление может принять скрытую пассивную форму, которая, тем не менее, сможет эффективно тормозить эксплуатацию системы.
Существующая практика говорит, что революционная реструктуризация бизнес-процессов практически невозможна. А постепенный и осмысленный подход к её реализации, напротив, вполне может привести к нужным результатам, хотя и через большее время.
При рассмотрении зарубежных ERP-систем следует учитывать, что условия их создания и внедрения существенно отличаются от отечественной практики бизнеса. Целый комплекс экономических и юридических условий создаёт особую среду деятельности для российского предпринимательства. И внедряемые зарубежные стандарты обязательно должны быть критически оценены с позиций полезности в отечественных условиях.
При втором варианте дисбаланса во внедрении ERP-системы, может быть нарушена внутренняя цельность комплекса, которая может привести к ошибкам и сбоям в системе, которые могут быть выявлены только через значительный период эксплуатации.
Другой недостаток такой системы то, что результативность её будет снижена неэффективностью бизнес-процессов. Кроме того, их автоматизация "законсервирует" существующий порядок работы и усложнит последующие действия для совершенствования деятельности предприятия.
В связи с вышеизложенным, разработчики и пользователи внедряемой ERP-системы должны согласовать свои действия по подстройке системы и оптимизации бизнес-процессов.

4. Нерациональное расходование ресурсов на внедрение и эксплуатацию ERP-системы.
Правильно оценить получаемые результаты от применения ERP-системы и расходуемые на её создание и применение ресурсы сложнейшая задача разработчиков и руководства предприятия.
Нетрудно подсчитать общую величину расходов на аппаратную и программную части, а также на комплекс услуг, сопутствующих внедрению и использованию ERP-систем. Но намного сложнее правильно их распределить по функциональным единицам системы. Необходимо обеспечить эффективность автоматизации отдельного процесса, как на его уровне, так и на уровне всей системы в целом.
Для этого необходимо рассмотреть предоставление ресурсов ERP-системы для регистрации определённых операций или информирования о них конкретных сотрудников. Причём рассмотреть с точки зрения получаемых в результате выгод, сокращения расходов и рационализации использования ресурсов. Пренебрежение оценкой экономического эффекта внедрения ERP-системы неизбежно приведёт к превышению получаемых выгод её стоимостью. То есть система не станет эффективным капиталовложением.
Обязательно должна определяться стоимость и выгодность каждого структурного и функционального модуля ERP-системы. Экономическая эффективность должна постоянно конкретизироваться на каждом отдельном этапе, начиная с функционального конструирования и разработки аппаратной составляющей и заканчивая этапом испытания и ввода в эксплуатацию.
Следует иметь в виду, что самые экономически выгодные ERP-системы создаются в условиях уже реализованной эффективной структуры управления.

Внедрение ERP-системы обязательно должно сопровождаться комплексом результативных мероприятий для подготовки и обучения персонала. В противном случае развитый функционал системы будет применять в очень узком спектре действий, например для простейшего суммирования количественных значений, или подготовки небольшого числа отдельных отчётов.

Кроме того эффективность использования ERP-системы зависит от компетенции разработчиков и активного отношения руководства предприятия к выработке целей и требований к системе. Другими словами руководители должны вдумчиво относиться к внедрению системы, а не полагаться только на опыт разработчиков. Ведь это может потребовать ощутимых изменений структуры деятельности предприятия, причиной которых выступает технология разработки и внедрения ERP-системы, а также выполняемый ею набор функций. Известная зарубежная система "SAP R/3" рассчитана на крупные и средние компании. Она имеет насыщенную функциональную структуру. Но её применение жёстко регламентировано принятыми на Западе стандартами выполнения бизнес-процессов. Поэтому компания, устанавливающая у себя "SAP R/3" должна "подогнать" свою деятельность под требования системы. В противоположность вышеприведённой системе, интегрированные продукты Navision и Axapta от Microsoft имеют возможность "подстройки" к требованиям заказчика. Такая гибкость этих ERP-систем делает их весьма привлекательными представителями автоматизации среднего бизнеса. Для наиболее быстрого и удобного внедрения ERP-система должна помимо богатого функционала иметь и собственную развитую комплексную интерактивную среду разработки. В таком случае можно полностью и творчески реализовать потенциал ERP-системы в деятельности предприятия.